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迎宾礼仪

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一、迎的礼仪

从总体上,迎接来宾的礼仪大体上分为两个主要部分。其一,是迎宾前的礼仪准备。其二,是迎宾时的礼仪操作。迎接外国来宾这的礼仪准备,大致包括以下五个具体方面。
第一,需要确定邀请规格。在正式对外方发出邀请之前,必须首先明确邀请的规格。它的确定,按惯例,主要要兼顾来宾的具体身份与来访的主要目的。在一般情况下,发出正式邀请时,要讲究规格对等。其基本含意是:在正式向外国来宾发出邀请时,我方出面进行邀请的人士的职务、地位、身份、应当大体上与被邀请者的职务、地位、身份相仿。我方出面进行邀请的人士职务、地位、身份既不必较被邀请者为高,但也不应低于被邀请者。例如,邀请外国政府首脑来华进行访问,一般应由我国国务院总理正式向对方发出邀请。邀请外国部长级官员来华进行访问,则须由我国国务院对口部的部长出面向对方发出邀请。
第二,需要排定礼宾序列。又称礼宾次序,它所指的是,在同时接待来自不同国家、不同地区、不同单位的外国团体或个人之时,必须按照国际惯例和本国的常规做法,来排定其尊卑先后的具体顺序,并且据此给予对方以相应的礼遇。目前,我国在排列礼宾序列时一般采用下列做法。一是依照来宾的具体地位的高低来排列其次序。在正式的政务、商务、科技、学术、军事交往中均可采用此种方法。若外国来宾系组团前来,则应按照团长的具体地位来排列其先后次序。二是依照来宾所在国家或地区的名称的拉丁字母的先后来排列其次序。在举行大型的国际会议或体育比赛时,通常可以采用此种排列方法。三是依照来宾抵达现场的具体时间的早晚来排列其先后次序。当各国大使同时参加派驻国的某项活动时,一般采用此方式。四是依照来宾告知东道主自己决定到访的具体时间的先后来排列其次序。在举办较大规模的国际性的招商会、展示会、博览会时大都可以采用这一排列方法。五是不排列。所谓不排列,其实也是一种特殊的排列方法。当上述几种方法难以应用时,便可采用这种排列方法。在礼宾实践中,上述五种方法可以交叉采用。但是,不论采用何种排列方法,均事先向外国来宾进行通报。
第三,必须慎重悬挂国旗。为了维护本国的国家尊严,任何主权国家均不允许在本国国境这内随意悬挂或摆放外国国旗。除国际法的有关规定之外,我国目前仅允许下列五种场合悬挂或摆放外国国旗。其一,是外国国家元首、政府首脑正式到访。其二,是外国贵宾访问期间我国举行重要的礼仪活动。其三,是国际会议在我国举行。其四,是重大的国际活动在我国举行。其五,为在我国进行的国际经济的重要项目而举行的庆典或仪式。在我国境内悬挂外国国旗,是我国给予对方的一项礼遇。依照国际惯例,我国规定:在中国境内悬挂外国国旗时,必须同时升挂中国国旗。在同时悬挂时,其高度要相等,其面积要大致相似,以示彼此平等。悬挂或摆放中、外国旗的常规是:如并排升挂两国国旗,应以国旗自身向为准,以右为上,以左为下。例如,我国举行国宴时,一般将外国国旗悬挂在右侧,而将我国国旗悬挂在左侧。并排升挂三面或三面以上国旗时,依然讲究以右为上。应当按照序列,自右而左,依次升挂。通常,东道国国旗往往居于末尾,即左侧。不过在举行国际会议时,按惯例并无宾主之分,因此东道国国旗不必居后。应当强调的是,因为国旗象征着国家,因此在涉外交往中升挂国旗,绝不容许将任何一方的国旗弄错或挂错。此外,按惯例不允许使用污损的国旗,不准倒挂国旗,不准在墙壁上交叉悬挂或竖挂国旗。
第四,需要拟定接待计划。在接待外国来宾这前,应当认真草拟一份周详的接待计划,以便使接待工作减少周折,可以更好地按部就班地进行。在拟定之前,要充分了解来访者有无特殊的要求。本互助互利、交往对等的原则,在力所能及的情况之下,应当尽可能地满足来访者一切正当合理的要求,并将其列入接待计划之中。在一般情况下,一份外事接待活动的计划,就是指南和行动纲领。这体上包括膳宿安排、交通工具、会见会谈,参观访问,文娱活动,异地浏览,新闻报道、记者招待会、安全保卫、突发事件、礼品准备、人员配备、经费预算等基本内容。正式的接待计划一拟定,应尽快报请上级主管部门批准。此后,应立即报送与接待工作有关的外事、公安、安全、新闻、接待等具体工作部门。在必要时,还须告之我驻外机构。与此同时,亦应将我方接待计划主要内容通报给外方,并听取建议、意见或要求。
第五,需要掌握人员状况。详而论之,接待方必须尽可能地对其中主要人物的基本情况有所了解。对于对方的姓名、性别、年龄、婚否、籍贯、民族、宗教信仰、政治倾向、所属党派、职务级别、学历学问、业务能力、专长爱好、主要禁忌等。若来访者以前曾经来华进行过访问,则最好对当时我方的接待规格、接待方案进行必要的借鉴。另一方面,则应当对我方负责接待工作的人员进行精心的选择。在准备接待工作时,必须确定专门负责此事的工作人员。如有必要,还须组成专门的接待班子,专司此事,专负其责。在挑选接待人员时,尤其是那些直接面对外国来访者的迎送人员、翻译人员、陪同人员、安全保卫人员以及司机时,要优中选优,切勿滥竽充数。除了仪表堂堂、身体健康、政治可靠、业务上乘之外,还应将反应敏捷、善于交际、责任心强列入用人的基本条件之。
接待人员一经确定后,要进行专门的业务培训,并要对其进行必要的外事纪律和国际礼俗等方面的教育。迎接外国来宾之时的礼仪操作,通常会涉及到以下三个主要方面。
其一,是举行欢迎仪式。
其二,是举办专门宴会。
其三,是认真话别送行。

二、见的礼仪

在涉外交往中,不论是在正式场合还是在非正式场合同外国友人相见,都应遵守一定的见面礼仪。根据常规,在涉外交往中所应遵守的见面礼仪,主要涉及介绍、行礼、互换名片以及座次的排列等四个方面的内容。以下,将分别对其重要的环节进行较为详尽的说明。
首先,是有关见面时介绍的礼节。
在涉外交往中,当交往双方不相识时,有必要通过介绍,使其彼此相识。所谓介绍,指的是通过一定的方式使交往双方相互结识,并且各自对对方有一定程度的了解。通常,介绍又可分为自我介绍与介绍他人等两种情况。
自我介绍,一般指的是主动向他人介绍自己,可是应他人的请求而对自己的情况进行一定程度的介绍。它的特点,主要是单向性和不对称性。
在涉外交往中进行自我介绍,通常需要重视以下两个方面的问题。其一,是要注意进行自我介绍的具体时间。它又包括两层含意。一是进行自我介绍时,首先要在具体时间上于已于人彼此方便,这样才会发挥正常,并且易于为对方所倾听。二是进行自我介绍时,一定要把握好所用时间的长度。最好宁短勿长,将一次自我介绍的时间限定在一分钟甚至是半分钟以内。其二,是要注意进行自我介绍的主要内容。在不同的场合,所作的自我介绍在内容上理当有一定的差别。在涉外活动中自我介绍可分为两种。一种是应酬型的自我介绍,其内容仅包括本人姓名这一项内容。它多用于应付泛泛之交,另一种则是公务型的自我介绍,其内容包括本人的姓名、工作单位、所在部门、具体职务等四项内容构成。因公进行涉外交往时,只宜采用这一类型的自我介绍。
介绍他人,通常指的是由某人为彼此素不相识的双方相互介绍、引见。主要特点是双向性和对称性。在涉外交往中介绍他人时,一般应注意以下四个方面的问题。
第一,是要注意介绍者的身份。在正式交往之中,对介绍者的身份有着一定的讲究。在外事访问中,介绍者一般应为东道主一方的礼宾人员。在社交活动里,介绍者通常应当是女主人。在多方参与的正式活动中,可由各方负责人将已方人员一一介绍给其他各方人士。
第二,是要尊重被介绍者的意愿。介绍者在有意为他人相互引见时,最好先征求一下被介绍者双方的个意愿。如里贸然行事,会好心办坏事。
第三,是要遵守介绍时的先后次序。正规的做法,是要先介绍身份较低的一方,然后再介绍身份较高的一方。即先介绍主人,后介绍客人;先介绍职务低者,后介绍职务高者;先介绍男士、后介绍女士;先介绍晚辈、后介绍长辈;先介绍个人,后介绍集体。在接待外国来访者时,若宾主双方皆不止一个,则为其双方进行介绍时,要先介绍主人一方,扣介绍来宾一方。不过在介绍各方人士时,通常应当由尊而卑,按照其职务的高低,依次而行。
第四,是要重视介绍时的表达方式。在介绍双方时的主要内容应基本对称,大体相似。切勿只介绍一方而忘记另一方;或者在介绍一方时不厌其详,而在人介绍另一方时则过分简单。
其次,是有关见面时行礼的方式。在交往应酬之中,与外国人相见时,尤其是与之发生正面接触应酬时,往往要向对方行礼致意。根据目前的涉外活动实践,中国人在对外交往中与外国友人互行见面礼节时,特别要注意问候的进行与礼节的选择等问题。问候,又称问好、问安或打招呼。它是拽以语言或动作向他人询问安好,进行致意,是向对方表示关切或友好的一种常规方式。
向外宾进行问候时,有三点注意事项。
一是要慎选问候的具体内容。由于国情的不同,中国人过去常用的一些问候内容诸如:“吃过饭没有”、“身体怎么样”、“正在忙什么”等,在涉外交往中并不适用。一般而言,在问候外国人时,可问候对方“你好”,或者说“很高兴认识你”,“见到你很高兴”。具体问候对方“早安”、“午安”、“晚安”,也是可以的。
二是要注意问候的先后次序。在交往双方相见时,通常应由身份较低的一方首先向身份较高的一方。若同时需要问候许多人时,要以由尊而卑或者由近而远,依次而行。当他人率先问候自己时,应立即予以回应。
三是要重视问候的态度表现。在交际场合与他人相见时,一定要主动而热情地问候对方。要真正作到这一点至少要注意以下三条:
第一,一定要面含真诚的微笑。
第二,一定要神态大方地正视对方的双眼。
第三,一定要发出清晰而爽朗的声音。
在涉外交往中,选择何种具体的见面礼节,颇有讲究。对中国人而言,既可以沿用自己的习惯做法,也可以比照交往对象的特殊做法,对其加以模仿。当前,中国人在日常生活中所采用的见面礼节,主要有握手礼、拱手礼、举手礼、脱帽礼、注目礼、起身礼等。其中尤以握手礼适用于涉外交往活动。
握手需要关注以下三点。
第一,要专心致志。在一般情况下握手时应当面含笑意,起身站立,用右手与对方右手完全相握后,上下晃动两三下,用力不重不轻,时间大约要三至五秒钟。最重要的是握手时务必要正视对方的双眼,并与对方稍事寒暄。
第二,要留意次序。基本规则是:应由握手双方之中身份为尊的一方首先伸出手来。即职务高者与职务低者握手时,应由职务高者首先伸手;女士与男士握手时,应由女士首先伸手;长辈与晚辈握手时,应由长辈首先伸手。当来宾抵达时,应由主人首先伸手;而当来宾告辞时,应由来宾首先伸手。
第三,要回避禁忌。一是不要戴着手套握手,二是不要戴着墨镜握手,三是不要用左手握手,四是尽量不要用双手与初次相识的异性握手,五是不要在多人握手时交叉握手。
再次,是互换名片时注意的事项。在涉外交往时,与外国人互换名片,通常在下述几个方面必须严格地遵守礼仪规范。
其一,是参加涉外交往时,应随身必备名片。按照惯例,在外事活动中,一般不宜主动向外国友人索取名片。然而,当对方主动提议互换名片,率先将名片递送过来,或是我方有必要进行较为周详的自我介绍、在拜访外人员需要经由他人代为通报时,都需要使用自己的名片。因此参加涉外活动前,即应将本人的名片装入专用的名片包,或是放在上衣口袋之中,以供随时取用。
其二,是递送本人名片时,应当彬彬有礼。需要将本人名片递交给外国友人时,应当起身站立,走向对方,面含笑意,以右手或双手捧着或拿着正面面对对方的的名片,以齐胸的高度,不紧不慢地递送过去。与此同时嘴里应当说明:“请多关照”,“请多指教”或是“希望今后保持联络”。同时向多人递送本人名片时,可由尊而卑或近而远,依次而行。其三,是接受他人名片时,应当毕恭毕敬。当他人主动将名片递给自己时,一定要表现出自己的恭敬、重视之意。首先要起身站立,迎上前去,中称“谢谢”。然后,务必要用右手或双手并用将对方的名片郑重其事地接过来,捧到面前,仔细默念一遍。最后,应对方的名片收藏于自己的名片包或是上衣口袋内,并随之递上自己的名片。其四,是参与国际交往时,当熟知名片的特殊用途。在国际交往中私人名片还可以发挥下列几种特殊作用。第一,可以之代替私人书信。第二,可以之代为引荐他人。第三,可以代替送礼时专用的礼单。第四,可以之在拜访时代为通报或代替留言。第五,可以之向亲朋好友通知本人的有关变动。
最后,是座次排列时的规范做法。与外国友人相见时,往往不可避免要涉及宾主双方座次的排列问题。在涉外交往中,会见、谈判、举行签字仪式、进行合影留念时,各自都有自己特殊的位次排列方法。会见,也叫礼节性会晤。它一般所用时间较短,宾主双方仅是出于礼貌而与对方应酬一番。正式的涉外会见,最好安排在专门的会客室或会见厅之内举行。其位次排列的方法,主要有以下三种。一是相对式。指宾主双方会见时面对面而坐,便于进行交流。一般应以会客室的正门为准。面对正门的一方为上,应请来宾就座。背对正门的一方应是东道主就座。若宾主双方俱不止一个人,则除主人与主宾之外,双方其他人员均应按照具体身份的高低,由尊而卑,自右而左依次排列在主人或主宾两侧。二是并列式。指宾主双方会见时面对会客室或会见厅的正门并排而坐,可显示双方的平等与亲密。它的具体排列是主人在左,主宾在右。宾主双方的其他人员按照具体身份的高低,依次在主人、主宾的一侧排开。三是自由式。请宾主自由就座。在举行多边会见时,此种方法尤为适用。谈判,亦称会谈。它指的是有关各方为了各自的利益,通过接触与磋商,就某些性的问题达成协议或者妥协。各类谈判,都有很高的礼仪要求,目前,我国所采用的谈判的位次的排列方法,主要有三种。其一,是相对式。它主要适用于双边谈判。具体又分为两种情况。一是谈判桌横放,客方面对正门而坐,主方背对正门而坐。二是谈判桌竖放,以进门时面向为准,右侧为上,请客方就座;左侧为下,请主方就座。在谈判时,双方的主谈者应居中而坐,其他人员应遵循右高左低的惯例,依照各自实际身份的高低,自右而左分别就座于主谈者的两侧。按惯例,各方的译员应就座于主谈者的右侧,并与之相邻。其二,是主席式。它主要适用于多边谈判。届时,可在谈判厅内面对正门设置一主席台,其他各方人员均应背对正门,分片就座于主席台的对面。在谈判进行中,各方发言者须依次走上主席台,面对大家,阐述自己的见解。其状况,有如大会发言。其三,是圆桌式。它也适用于多边谈判。在谈判现场仅设置一张圆桌,由各方人员不分座次,自由就座。举行签字仪式,是各约、协议生效的必经步骤,也是礼仪性极强的一项活动。
举行签字仪式时位次排列的讲究是,签字桌横放,客方签字者面对正门居右而坐,主方签字人则应对正门居左而坐。双方的助签者应站立各自一方签字人外侧。其他人员则按职务高低,自左至右(客方)或自右至左(主方)排列成一行,站立于已方签字人的身后。也可以以一定的顺序就座于已方签字人的正对面。在会见外宾时如安排中外双方人员合影留念,一般应请双方人员列成一行,客方人员按其身份自自左至右居于右侧,主方人员按其身份自右而左居于左侧。若一行站不完人时,则可参照”前高后低”的规则,排成两行或三行。

三、谈的礼仪

在涉外交往中与外国友人进行交谈,仅凭自己的常规经验肯定是行不通的。更重要的,是要了解并遵守有关交谈的国际惯例。简而言之,涉外人员应当掌握的有关交谈的礼仪规范,主要涉及交谈的态度、称呼的使用、内容的选择、电话的常规等四个方面。
首先,是交谈的态度。
交谈的态度,指的是一个人在与别人交谈的整个过程中的举止表情,以及由此而体现出来的个人修养和对待交谈对象的基本看法。从某种程度上讲,交谈的态度有时甚至比交谈的内容更为重要。在涉外交往中,尤其是在与一个外国人初次打交道时,交谈的态度通常会更受对方的关注。
对每一位参与涉外活动的中国人来讲,要想使自己交谈的态度符合要求,就必须注意以下五个基本要点。
其一,要注意语言。与外国人进行交谈时,选择何种语言,是大有讲究的。在一般情况下,可以使用通行于世界的英语,或是直接采用交往对象在国的国语。而在正式的官方活动中,为了体现一个主权国家的尊严,则只能使用自己国家的国语,然后再通过译员进行翻译。有些时候,不一定非要精通交往对象所在国的国语,在非正式场合哪怕是现学上几句,也可以令对方备感亲切。需要注意的是,不要对交往对象使用低级、庸俗、不文明的语言,或者是对方根本听不懂的语言。
其二,要注意语态。此处所谓的语态,特指交谈时的神态,即表情与动作。与外国友人交谈时,在神态上要既亲切友善,以舒展自如。在自己讲话时,要注意不卑不亢,恭敬有礼。在对方讲话时,则要专心致志,洗耳恭听。不论是自己处于“说”的位置上还是处于“听”的位置上,都不要表现得心不在焉,敷衍了事,或是态度夸张,咄咄逼人。特别要注意自己的眼神与手势。不要举目四顾,双眼不敢与交谈对象对视;也不要张牙舞爪,指手划脚,对对方指指点点,拍拍打打。
其三,要注意语音。在国际交往中,人们普遍对于交往对象的语音十分重视。它不仅被视为一个人教养与素质的直接体现,而且被与对交往对象尊重与否直接挂上了钩。在语音方面的基本礼仪规范是:与别人进行交谈时,尤其是在大庭广众之前与别人进行交谈时,必须有意识地压低自己说话时的音量。说话的声音最好是低一些,再低一些,只要交谈对象可以听清楚即可。在交谈进,特别是在公共场所里与别人交谈时,如果底气过壮,粗声大气,不仅有碍于他人,而且也说明自己缺乏教养。
其四,要注意语气。与别人交谈时,讲话的口气不可不慎。此即所谓语气问题。同外国友人交谈时,在自己的语气方面,一定要注意平等待人,谦恭礼貌。在交谈中,在不故作姿态的前提下,应当尽量多使用一些谦词、敬语和礼貌用语。既不要在交谈时表现得居高临下,盛气凌人,装腔作势,对对方喝来喝去,也不宜在语气上显得奴颜婢膝,曲意迎奉,一味讨好对方、迁就对方、附和对方,而不顾自己的国格人格。
其五,要注意语速。语速者,讲话之速度也。在交谈之中,自己的语速是否合乎常规,往往直接地同自己交谈的效果直接联系在一起。在对外交往中,不论是使用自己的母语,还是使用某一种外语,都要保持正常的语速。即既使之快慢适中,舒张有度,以令其在一定的时间内保持匀速。也就是说,语速应当相对保持稳定。这样作,不仅可以使自己的语言清晰易懂,而且还可以显示出自己成竹在胸,有条有理。语速过快、过慢,或者忽快忽慢,都是应当力戒的。
其次,是称呼的使用。
称呼,指的是人们交谈时所使用的用以表示彼此关系的名称。有时,它亦被称为称谓。在涉外交往中,称呼的运用与对待交往对象的态度直接相关,对此千万不要马虎大意,随心所欲。
与外国人进行交往应酬时,尤其是在比较正式的场合,应当选用的称呼主要有如下几种。
其一,是泛尊称。它几乎适用于任何场合,主要包括“先生”、“小姐”、“夫人”、“女士”。应当强调的是,在称呼一位妇女时,最好根据其婚否,分别以“小姐”或“夫人”相称。若一时难以判断,则可称之为“女士”。在有的国家,“阁下”这一泛尊称也可以使用。许多时候,泛尊称可与姓名、姓氏或行业性称呼分别组合在一起使用。例如,“乔治?布什先生”、“玛格丽特?撒切尔夫人”、“普里马科夫先生”、“史密斯小姐”、“议员先生”、“秘书小姐”,等等。它们一般使用于较为正式的场合,或是初次效应酬之时。
其二,是荣誉性称呼。在人际交往中,若交往对象拥有在社会上备受重视的学位、学术性头衔、专业技术性头衔、军衔、爵位,例如“博士”、“教授”、“医生”、“律师”、“法官”、“工程师”、“将军”、“公爵”等等,均可用作称呼。有时,这类荣誉性称呼还可以与姓氏、姓名分别组合在一起使用。例如,“乔治?马歇尔教授”、“黑格将军”,等等。
其三,是公务性称呼。在公务活动中,一般可以直接以对方的职务相称。例如可称其为“部长”、“总理”、“经理”、“总裁”、“科长”、“主任”,等等。不过,有的国家并不习惯采用此类称呼。平时,此类公务性称呼,可以分别与泛尊称、姓氏、姓名组合在一起使用。例如,“利济科夫部长”、“施密特总理”、“桥本龙太郎首相”,等等。
其四,是一般性称呼。它适用普通场合,即直接称呼他人的姓氏或姓名。例如,“叶利钦”、“麦当娜”、“塞缪尔・亨廷顿”、“亨利・米勒”,等等。
其五,是特殊性称呼。它主要是指对于王室成员或神职人员的专门性称呼。例如,“陛下”、“殿下”、“教皇”、“大主教”、“神父”、“牧师”、“阿訇”、“拉比”等等。
必须强调,在涉外交往中自称或称呼他人时有两类称呼切勿使用。一是不要使用容易产生误会的称呼,例如,“爱人”、“同志”、“老黑”、“鬼子”、“洋妞”、“老毛子”,等等。另外请注意,若与效对象仅为一面之交,一般不宜直呼其名。
再次,是内容的选择。进行交谈时,最重要的当推其具体内容。与外国友人进行交谈时,特别是与其进行较为自由的非正式交谈时,必须对其内容斟酌再三。
一般认为,与外国友人交谈之时,适合选择以下四个方面的内容。
其一,是对交谈对象的祖国表示敬意的内容。任何一个国家,都有自己光荣的历史传统、特殊的习俗、杰出的文化、突出的成就。与外国人交谈时倘若涉及这方面的内容,无疑会令对方感到自豪和愉快。
其二是格调高雅的内容。世人皆知“言为心声”,一个人交谈时涉及到的具体内容,自然与其思想境界相关。因此,与外国人交谈时,宜选哲学、历史、地理、文学、音乐、绘画、建筑等格调高雅的内容。
其三,是欢快轻松的内容。有些时候,特别是在非正式场合跟别人闲聊时,往往不宜选择过于深奥、枯燥、沉闷的内容,以防曲高和寡,令人不悦。此时此刻,不妨谈论一些令人感到欢快的内容,例如,娱乐、休闲、时尚、影视、赛事、烹饪,等等。有时,亦可以天气作为交谈的内容。
其四,是交谈对象确有所长的内容。在交谈中直接向交谈对象进行讨教,不仅可以找到对方感兴趣的内容,而且还可以借机向对方表达自己的敬意。只要讨教的具体内容确为对方之所长,通常都会令其备感重视。
与此同时,务请切记,下列六个方面的内容,则是在与外国友人交谈时必须主动回避的。
一是涉及对方所在国家内部事务的内容。在国际交往中,既然讲究互相尊重国家主权,那么就不应该对别国的内部事务说长道短。
二是涉及对方自身弱点与短处的内容。任何一个有自尊心的人,都不会希望自己自身的弱点与短处被别人当众曝光。即使是对此表示关心,往往也会令对方深感不快。
三是涉及对方个人隐私的内容。外国人普遍讲究个人至上,隐私不容干预。在与之交谈时,对于此类内容,切勿主动涉及。
四是涉及他人短长的内容。一般而言,在背后对其他人进行非议,是许多外国人深为忌讳的。他们认为,唯有品德不良的人,才会在背后飞短流长地议论别人。
五是涉及庸俗下流的内容。与外国友人咨询时,对于一切低级下流,特别是与色情相关的内容,均不宜涉及。
六是涉及凶杀惨案的内容。外国人通常对凶杀、惨案、灾祸、疾病等令人不快不安的内容,在交谈时均会避免涉及。他们认为,谈论这方面的内容,可能说明自己心理不健康,而且也是对受灾受难者的不尊不敬。
最后,是电话的常规。
在国际交往中,电话是人们经常使用的主要通讯工具。在涉外交往中使用电话时,通常必须认真遵守下述几个方面的礼仪规范。
第一,是要注意通话的时间。打电话时应当注意的时间问题,具体又可以分为两个方面。其一,是通话时间的选择。其二,是通话的时间长度。
在一般情况下,与外国友人通话时,不宜有碍其工作、生活和休息。因公与其通话时,最好不要选择对方下班之后的时间;因私与其通话时,则尽量不要占用对方上班的时间。
还应当注意到通话对象所在国与我国存在的时差问题。若无要事相告,千万不要在节假日或对方休息、用餐的时间里给对方打电话。
与外国友人通话时,在时间长度上应自觉地有所限制。应当作到有备而谈,长话短说,删繁就简。可能的话,一次通话的时间,最好不要超过三分钟。没话找话,絮絮叨叨,随想随说,通话时间过长,都是打电话之大忌。
第二,要注意通话的表现。人们在通电话时,虽然未必能够见面,但是此时此刻的种种表现,仍然与每个人的社交形象密切相关。欲使自己在通话时表现得体,至少需要注意如下几点。
当自己作为发话人,主动拨打电话时,首先要使用必要的礼貌用语。电话接通后,先要问候对方“你好”。接下来必须主动地自报家门,如果电话需要接转,或是需要受话人代找某人,切勿忘记以“请”相求,并且一定要对对方道谢。如果通话时中途掉线,或是拨错了号码,则当时要主动承担责任,并向有关人员致歉。在通话结束前,先要对受话人道一声“再见”,随即方可双手轻轻地将电话挂上。
倘若自己是受话人,则在接听电话时,必须处处以礼待人。可能的话,最好要在电话铃响三次左右时去接听电话。万一因故难以分身,而使对方久等,则务必要向对方讲明原因,并且道歉。接听电话之初,通常亦应先说“你好”,然后再略作自我介绍,以便对方确认是否拨错号码。若对方拨错了号码,要耐心地向对方说明。若发话人找的不是自己,可及时代为寻找对方所要找的人。要是那个人不在的话,应向对方说明,并询问对方要不要帮忙。对方若请自己传一个口信的话,一定要当场笔录下来,并且复述一遍。在通话结束时,不要忘记说”再见”,不要抢先挂断电话。
第三,要善用手机与呼机。在涉外交往中,使用手机、呼机等移动通讯工具,是非常普遍的。重要的是,使用它们时,一定要注意以下三条。
一是不要妨碍别人。在一切公共场所及办公地点,都应当使手机与呼机“禁声”,至少也不应使之噪声扰人。
二是不要有碍安全。乘坐飞机、驾驶汽车、经过加油站或前往医院探视病人时,均不得使用手机或呼机,否则将有碍自己与他人的人身安全。
三是不要招摇过市。手机与呼机都是通讯工具,而非时装道具,因此切勿在大庭广众之前以之显派招摇。走路时将它拎在手里,会客时将它支于桌上,都是不适当的作法。

四、娱的礼仪
在涉外交往中,往往会特意为交往对象安排一些文娱活动。不论是组织还是应邀参加此类活动,都应当掌握有关的礼仪规范。下面,将重点介绍一下有关文艺晚会、交谊舞会、游览观光的礼仪规范。
首先,有关文艺晚会的礼仪。
文艺晚会,也被简称为晚会。它所指的一般是晚上所举行的以综艺性文艺演出为主要内容的联欢性集会。在国际交往中,特别是在接待外国贵宾时,为其专门组织一场文艺晚会,不仅是项娱乐活动,而且也是给予对方的一种礼遇。有关文艺晚会的礼仪规范,主要涉及节目的安排、座位的选择、晚会的程序、出席的须知等四个方面。
为外宾所组织的文艺晚会,必须要事先精心安排好节目。安排节目的基本原则,一是要考虑外宾来访的性质,二是要兼顾双方的相互关系,三是要尊重外宾的风俗习惯,四是要照顾外宾的特殊爱好,五是要宣传本国的传统文化,六是要符合已方的实际能力。一般而言,晚会上演出的节目,应以具有本国特色的音乐、歌曲、戏剧、舞蹈为主。必要之时,可以加演一两个来宾所在国家的知名节目或来宾本人喜爱的节目。为了保证质量,避免问题,应在正式演出前组织专人审看节目。在演出时,还应印制专门的节目单,人手一份。在节目单上,最好对节目的内容略作介绍,以便外宾有所了解。
为了便于外宾欣赏节目,有必要为其选择好观看演出时的座位。选择座位时,重点应当兼顾四个方面。其一,要便于安全保卫。此乃头等重要之事。其二,座位应当位置最佳。一般而言,在正规的剧场内观看文艺演出,通常最好的座位在第七排至第九排之间,并以其中间的座位为佳。其三,应当使宾主集中就座。分散就座,或者仅请外宾自己观看,而无人作陪,是不合礼仪的。其四,外宾的进场与退场当应比较方便。倘若上述选择座位的条件难于满足,则宁肯不作安排,也不要勉强凑数。
在一般情况下,为外宾安排的专场文艺晚会,大致应当包括下列程序。一是在外宾抵达时,礼宾人员与陪同人员应在剧场门口迎候。二是宾主一起进入休息厅,稍事休息与交谈。三是主人陪同外宾步入剧场就座,其他观众起立鼓掌欢迎。四是文艺演出正式开始。五是演出结束,主人陪同外宾一起走上舞台,向赏献花,并且与主要演职人员见面、合影。六是主人陪同外宾退场,演职人员与其他观众一起欢送。以上几项程序,有时亦可酌情予以删减。
出席涉外性质的文艺晚会时,通常应当注意以下五点。第一,穿着打扮应当文雅大方。一般不允许身着便装,穿着过于随意。第二,必须提前进场就座。演出一旦开始,便不准再进场寻找座位,在演出期间也不得提前退场。第三,观看演出时不准制造任何噪声。交谈、走动、吃东西、打电话、寻呼机乱叫,都是有碍演出效果的。第四,未经准许,不准拍照、摄像。那么作的话,不但会影响其他人的观看,而且还有可能会侵犯演出方的专利。第五,要充分尊重演员的劳动。不允许在观看演出时乱喊乱叫,乱鼓掌乱跺脚,乱扔东西,乱往台上跑,乱对演员或节目加以评论。
其次,有关交谊舞会的礼仪。
交谊舞会,又称交际舞会。它是指以社交为主要目的而举办的舞会。在国际交往中,它一向被视为高雅而重要的社交联谊活动形式之一,因此涉外人员有必要对舞会礼仪有所了解。其中最重要的,主要包括以下三点。
第一,是舞会举办的时间。在一般情况下,涉外性质的交谊舞会既可以单独兴办,也可以作为宴会、晚会的压轴节目。比较而言,单独举办的交谊舞会显得更加正式一些。根据惯例,交谊舞会应当安排在晚间举办。每场交谊舞会的具体时间长度,一般以两个小时左右为宜。普遍认为,晚上七点至九点,或都八点至十点,是最适合举办交谊舞会不宜长于四个小时,而且也不应当延续到子夜时分。
第二,是舞会参加的人员。组织一场交谊舞会,必须对具体的参加人员进行精心的选择。一般而论,参加交谊舞会的人员,大致可以分为三个部分。一是来宾,二是主人,三是工作人员。
决定来宾的名单后,应提前向对方发出正式的请柬。根据惯例,邀请每位来宾时,须同时请其再邀请一位异性一同前来。之所以这样作,主要是为了确保舞会的全体参加者在性别上大体上保持比例的均衡。
任何一场正式的交谊舞会,都必须有一位名义上的主人。因公举办交谊舞会时,应以举办单位的正职负责人为舞会的主人。因私举办交谊舞会时,大都由男主人充当舞会的主人。在任何情况下,舞会的主人都不应当是单身。无论如何,都要约请一位异性届时与之一同合作,担任男主人或女主人。
舞会的工作人员主要包括礼宾人员、接待人员、安全保卫人员、舞曲演奏人员、音响与灯光工作人员,等等。倘若应邀参加交谊舞会的来宾多为单身时,还可酌情约请一些异性,临时充当对方的舞伴。
对于全体舞会的参加人员,提前都要一一地予以落实。特别重要的是,在向全体来宾发出约请时,一定要考虑舞会举办场地的实际容纳能力。来宾人数过多或过少,而与舞场的大小不相称,都会令人扫兴。
第三,是舞会临场的表现。参加交谊舞会时,不论自已身为主人还是身为来宾,均须令自己临场的表现合乎礼仪,令人称道。
一是要注意服饰仪表。参加舞会前,一定要换着一套干净整洁的服装,男士应当梳理好头发,剃去胡须;女士则应当在作好发型的同时,进行认真的化妆。大家都要剪好指甲,并在必要时剪短鼻毛。最好提前洗一次澡。
二是邀约舞伴要得法。在涉外舞会上,邀约舞伴一定要合乎国际惯例。通常,应由男士主动邀请女士,但女士可以婉拒。女士也可以邀请男士,但男士不得予以拒绝。同性一般不宜共舞。在舞会上,头一支舞曲必须同自己约请参加舞会的异性共舞。此后即应通过交换舞伴,去扩大自己的交际面。一般来说,只能请一位异性跳一支舞曲。邀请舞伴时,要征得其同意。不要让对方勉强,更不能争抢舞伴或是跳舞中途换人。
三是要尊重异性。在舞会上遇到熟人或与某人结识,要争取邀请对方或与其一同参加舞会的异性一次。来宾最好请一次主人,主人则务必要请一次重要的来宾。最好不要回绝他人的邀请。非主人则务必要请一次重要的来宾。最好不要回绝他人的邀请。非这么作不可时,应当婉言相告。与他人共舞时,言行一定要检点,不可失敬于对方。对舞姿与双方身体之间的距离,尤其要注意。舞毕一曲之后,男士应将女士送回原处,并向其道谢。此外,当乐队奏完一支舞曲后,全体跳舞者须先在原地立定,面向乐队鼓掌致谢后,方可离去。
最后,有关游览观光的礼仪。
游览观光,有时亦称观光游览,它一般是指参观风景名胜,特别是前往外国或外地进行参观。在涉外交往中,为应邀来访的外国客人适当地安排一些游览观光活动,既可以调剂对方的生活,也可以借此机会使对方进一步了解东道国的历史文化、风土人情和建设成就。人们早已公认,它是有利于对外宣传和对外树立形象的一项活动。
为外国客人安排游览观光时,大体上需要作好以下几方面的具体工作。
一是要选择好具体地点。为外国客人安排游览观光的具体地点时,要兼顾对方的兴趣与我方的可能。事先最好征得外方同意,并向我方有关部门与接待单位进行通报。二是要安排好陪同人员。进行游览观光之前,东道主务必要安排好称职负责的陪同人员、翻译人员、安全保卫人员、司机以及其他辅助性工作人员。若外宾身份较高,则应安排身份与之对等者出面陪同或接待。
三是要联系好交通工具。在本地进行参观时,要提前准备好车辆与船只。它们既要大小适度、舒适方便,又要性能良好,安全快捷。前往外地进行参观时,一定要先期定妥机票、车票或船票,并联系好当地前来迎接的车辆。
四是要准备好讲解介绍。进行参观前,不仅要安排好称职的讲解人员,而且还要要求其根据外宾的特点进行具有针对性的介绍。全体陪同人员,亦应对参观地点的特殊之点耳熟能详,以便在为外宾答疑时,可以应对如流。
此外,对于天气变化、交通状况、膳宿问题,也要有所考虑,以有备无患。
在国外进行游览观光时,通常有如下三条注意事项。
其一,穿着应当得体。按惯例,游览观光时宜着便装。即使是西装,也千万别系领带。不论穿什么服装,都要干净整洁。有些地方对参观者的衣着有一定的要求,如要求脱鞋,不得过于裸露,德行。届时,一定要认真遵守。
其二,行为应当检点。在国外参观时,务须遵守有关规定,检点自己的举止。不要吸烟、吐痰、乱扔废物,不要采折花木、逗捕动物,不要乱涂、乱刻,不要乱爬、乱登,不要践踏草坪,不要乱摸乱拿。在要求肃静的场所,切勿大声喧哗。
其三,摄影应当慎重。国外有不少风景、名胜往往禁止摄影、摄像。此类场所,一般都有明显的禁止摄影、摄像,或禁止使用闪光灯的标志。对此务必要观察清楚,并严守规定。国外的私宅、军营与许多公共场所往往禁止外国人摄影、摄像。在未经同意的情况下拍摄外国人,有时也会惹事生非。

五、赠的礼仪
在涉外交往中,交往双方往往会遇上对方以礼相赠的情况。在许多场合,“礼尚往来”也是十分必要的。在涉外交往中,赠送给外国友人的礼品,意在表达我方对对方的尊敬友好之意。而要争取到这一点,就不能不遵守有关赠送礼品的礼仪规范。
一般而言,赠送礼品的礼仪主要包含礼品的挑选、馈赠的方法、礼品的接受等三个方面的内容。
首先,是礼品的挑选。
在馈赠行为当中,主角自然非礼品莫属。倘若挑选礼品时不讲章法,敷衍了事,要想使馈赠取得成功肯定就是空谈。挑选赠送给外国友人的礼品时,一般在指导思想上必须恪守四项基本原则。
其一,要突出礼品的纪念性。在涉外交往中,送礼依然要讲究“礼轻情义重”。有时,“江南无所有,聊赠一枝梅”,往往更受对方的欢迎。因为在许多国家里,都不时兴赠送过于贵重的礼品。反之,则很可能会让受礼者产生受贿之感。
其二,要体现礼品的民族性。有人曾说:“最有民族特色的东西,往往就是最好的。”向外宾赠送礼品,其实也是一样。中国人司空见惯的风筝、二胡、笛子、剪纸、筷子、图章、书画、茶叶,一旦到了外国人手里,往往便会备受青睐,身价倍增。
其三,要明确礼品的针对性。送礼的针对性,是指挑选礼品应当因人、因事而异。因人而异,指的是选择礼品时,务必要充分了解受礼人的性格、爱好、修养与品位,尽量使礼品受到受礼人的欢迎。因事而异,则指的是在不同的情况下,向受礼人所赠送的礼品应当有所不同。比方说,在国务活动中,宜向国宾赠送鲜花、艺术品。出席家宴时,宜向女主人赠送鲜花、土特产和工艺品,或是向主人的孩子赠送送糖果、玩具。探视病人时,则宜向对方赠送鲜花、水果、书刊、CD,等等。
其四,要重视礼品的差异性。向外国人赠送礼品,是绝对不能有悖对方的风俗习惯的,因此务必要将此视为送礼之时的头等大事,此即涉外礼品的差异性问题。要解决好这一问题,就要通过对受礼人所在国风俗习惯的了解,在挑选礼品时,主动回避对方有可能存在的下述六个方面的禁忌。一是与礼品品种有关的禁忌,二是礼品色彩有关的禁忌,三是与礼品图案有关的禁忌,四是与礼品形状有关的禁忌,五是与礼品数目有关的禁忌,六是与礼品包装有关的禁忌。这六个方面的禁忌,有时亦称“择礼六忌”。
为外国友人挑选礼品时,除了应当严守以上四项基本原则之外,还应当了解,下列八类物品一般不宜被选作送给外国人的礼品。
第一类,是一定数额的现金、有价证券。不少国家规定,在交往中拒收现金与有价证券,因为人们普遍认为,这么作的人,难免有行贿之嫌。
第二类,是天然珠宝与贵金属首饰。究其大原因,与前者大体相似。
第三类,是药品与营养品。在国外,身体健康状况乃属“不可告人”的个人稳私。因此将药品与营养品赠送给外国人,通常都是不受对方欢迎的。
第四类,是广告性、宣传性物品。将带有广告词、宣传用语或明显的公司标志的物品送给外国人,往往会适得其反,被对方误解为是在利用对方,或是借机进行宣传。
第五类,是易于引起异性误会的物品。向关系普通的异性送礼时,千万不要弄巧成拙,误送示爱的物品或对对方不恭的物品。
第六类,是为受礼人所忌讳的物品。在送礼时,若礼品有违受礼人的宗教禁忌、民族禁忌或个人禁忌,也会功亏一篑。
第七类,是涉及国家机密或商业秘密的物品。若将此类物品随意赠予外国人,不管自己有意还是无意,都有损于国家利益,而且还有可能触犯法律。
第八类,是不道德的物品。将不道德的物品送给别人,不但坑人,而且害已,因而是绝对应当禁止的。
以上八类不宜送给外国人的物品,亦可称之为”涉外交往八不送”。
其次,是馈赠的方法。
向外籍人士赠送礼品,不仅要重视具体品种的选择,而且一定要注意赠送礼品时的方式方法。根据礼仪惯例,注意涉外交往中馈赠的方法,具体是指礼品的包装、送礼的时机、送礼的途径等三个方面,必须表现得中规中矩,不乱章法。
第一,是要重视礼品的包装。以前,中国人送礼是只重货色,不重包装的。不管多么高档的礼品,大都“赤条条来去无牵挂”,或者顶多用报纸一包,硬纸盒一装了事。这种作法,是不符合国际惯例的。
在国际交往中,礼品的包装是礼品的有机组成部分之一。它被视为礼品的外衣,送礼时不可或缺。否则,就会被视为随意应付受礼人,甚至还会导致礼品自身因此而“贬值”。
有鉴于此,送给外国友人的礼品,一定要在事先进行精心包装。对包装时所用一切材料,都要尽量择优而用。与此同时,送给外国人的礼品的外包装,在其色彩、图案、形状乃至缎带结法等方面,都要与尊重受礼人的风俗习惯联系在一起考虑。
第二,是要把握送礼的时机。在涉外交往中,由于宾主双方关系不同,具体所处的时间、地点以及送礼的目的不同,送礼的具体时机自然也不能以不变应万变,千篇一律。
依照国际惯例,把握送礼的最佳时机,最重要的,是要对具体情况进行具体的分析。
在会见或会谈时,如果准备向主人赠送礼品,一般应当选择在起身告辞之时。向交往对象道喜、道贺时,如拟向对方赠送礼品,通常应当在双方见面之初相赠。出席宴会时向主人赠送礼品,可在起身辞行时进行,也可选择餐后吃水果之时。观看文艺演出时,可酌情为主要演员预备一些礼品,并且在演出结束后登台祝贺时当面赠送。游览观光时,如果参观单位向自己赠送了礼品,最好在当时向对方适当地回赠一些礼品。为专门的接待人员、工作人员准备的礼品,一般应当在抵达当地后尽早赠送给对方。作为东道主接待外国来宾时,如欲赠送一些礼品,可在来宾向自己赠送礼品之后进行回赠。也可以在外宾临行的前一天,在前往其下榻之处进行探访时相赠。
第三,是要区分送礼的途径。
送礼的途径,此处是指如何将礼品送交受礼人。在涉外交往中,送礼的途径,主要被区分为两种:一种是当面亲自赠送,另一种则是委托他人转送。这两种送礼的途径往往适用于不同的情况。有时,它们各自往往还有某些特殊的要求。
在一般情况下,送给外国友人的礼品,大都可以由送人亲自当面交给受礼人。有些时候,例如向外国友人赠送贺礼、喜礼,或者向重要的外籍人士赠送礼品,亦可专程派遣礼宾人员前往转交,或者通过外交渠道转送。如果有必要,礼品可以被提前送达受礼人的手中。通常,送给外国人礼品时,尤其是委托他人转送给外国人礼品时,应附上一枚送礼人的名片。它既可以放在礼品盒之内,也可以放在一枚写有受礼人姓名的信封里,然后再设法将这枚信封固定在礼品的外包装之上。有可能的话,尽量不要采用邮寄的途径向外国人赠送礼品。最后,是礼品的接受。
在涉外交往中接受外国友人赠送的礼品,大致上有如下四个方面的问题需要注意。
第一,要欣然接受。当外国友人向自己赠送礼品时,一般应当大大方方、高高兴兴地接受下来。没有必要跟对方推来推去,过分地进行客套。在接受受赠的礼品时,应当起身站立,面含笑容,以双手接过礼品,然后与双方握手,并且郑重其事地为此而向对方道谢。在接受礼品时,面无任何表情,用左手去接礼品,接受礼品后不向送礼人致以谢意,都是非常失礼的表现。
第二,要启封赞赏。在国际社会,特别是在许多西方国家里,受礼在接受礼品时,通常大都习惯于当着送礼人的面,立即拆启礼品的包装,然后认真地对礼品进行欣赏,并且对礼品适当地赞赏几句。这种中国人以前难于接受的作法,已经逐渐演化为受礼在接受礼品时必须讲究的一种礼貌。在许多国家里,接受礼品之后若不当场启封,或是暂且将礼品放在一旁,都会被视为失礼之至。在涉外交往中接受礼品时,对此务必要予以注意。
第三,要拒绝有方。一般而言,外国人赠送的以下五类物品不宜接受。一是违法、违禁物品,二是有辱我方国格人格的物品,三是可能使双方产生误会的物品,四是价格过分昂贵的物品,五是一定数额的现金、有价证券。如果不能接受外方赠送的礼品,应当即向对方说明原因,并且将礼品当场退还。可能的话,最好不要在外人面前这么作。若对方并无恶意,在退还或拒绝礼品时,还须对对方表示感谢。
第四,要事后再谢。接受外方人员赠送的礼品后,尤其接受了对方所赠送的较为贵重的礼品后,最好在一周之内写信或打电话给送礼人,向对方正式致谢。若礼品是由他人代为转交的,则上述作法更是必不可缺的。以后有机会再与送礼人相见时,不妨在适当之时,再次当面向对方表示一下自己的谢意。或者是告诉对方,他送给自己的礼品,自己不仅十分喜欢,而且经常地使用。这种令对方感到他的礼品”物有所值”、备受重视的做法,会令对方极其开心。

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